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リブラリウスと日々の記録(はてな版)

研究とかイベント運営とかの記録を淡々と。

【第17回図書館総合展への道シリーズ】出展に関するお願いに関するTips

ども。こんばんは。図書館総合展の記事です。

お気づきの方はお気づきかと思いますが,この度,図書館総合展運営委員会の運営委員を担当させて頂くことになりました。これに伴いまして,図書館総合展運営協力委員については,一旦卒業という形を取らせて頂きました(というわけで,下記のページのメンバーからは,今日付で外れました。他の理由はありませんのでご心配なく)。

図書館総合展運営協力委員制度について | 図書館総合展

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。何か面白いと言って頂けるようなことをたくさん打ち出せて行ければと思いますので,どうぞよろしくお願いいたします。

さて,ご報告だけではもったいないので,今年もシリーズ化して図書館総合展関連の記事を連載してみたいと思います。今回は第17回ですので,題して「第17回図書館総合展への道シリーズ」です。

連載1回目「出展に関するお願いに関するTips」

連載1回目は,昨年色々な方から聞かれた,大学に対するお伺いをどうやったかという話です。

初めての方にも分かるように,少し状況を整理しておきたいと思います。昨年,私が所属する白百合女子大学の司書・司書教諭課程では,図書館総合展のコミュニケーションブース枠で出展を致しました。コミュニケーションブースとは,図書館,博物館,美術館,公文書館,大学・研究機関,NPO等の方々に向けた非営利団体のブース枠で,企業さんが出展するよりも格安で出展することができる仕組みです(税抜き価格¥100,000,普通ですと最低¥191,000からとなっています)。下記のWebに申込書などが掲載されているので,是非ご覧になってみて下さい。

libraryfair.jp

過去には,あの伝説の「伊勢うどん対談」を開催された皇學館大学岡野先生の研究室都留文科大学日向先生の研究室など大学の研究室の出展はここ最近継続して行われています。私も先達の活躍を見て,昨年度,出展しました。

結果,「白百合女子大学」という名前がついた場所ができることで,OGの方と知り合うことができましたし,何よりも学生さんのよりどころになって,授業で呼びかけただけの時よりも遙かに多くの学生さんをあの場所に連れて行くことができました。

ところで,大学で出展するとなると,問題になるのが上記のブース代金です。もちろん大学教員のポケットマネーという選択肢もありますが,ここはキチンと正攻法で大学の予算を頂戴して出展するということを考えてみたいと思います。そんなの無理じゃないかと言う方,昨年の司書・司書課程の出展は,大学の予算を支出して頂いて出展しております(その節は関係の皆さまに本当にご迷惑をおかけしました。また大変お世話になりましたこと,深く深く御礼申しあげます)。

大学によって事情は異なるでしょうが,私の場合について,少し参考となればと思い,昨年,大学に色々お伺いやお願いをしたときのメモを載せておきます。

大学に出展をお願いしたときのノウハウメモ

申し込んでしまってから事後承諾は,たぶんお金が出ないだろうということがすぐに分かったので,色々な方へご相談しながら慎重に進めていきました。そんな中で得られたノウハウが下記の3つです。といっても,メモるほどでもなく,ごくごく当たり前のことです。

  • 出展費用は出展費用など,何に対していくら使うのか品目を分けて申請する。
  • 予算支出の了解だけでなく,出展自体の了解も得ておく。
  • 口頭ではなく,文章で了解を得る。

3つめの文章で了解を得ると言う点に対応するために,参考資料となる文章を作成しました。全文は公開できませんが,およそ次の構成で作っています。

参考資料の構成

1.図書館総合展について

図書館総合展とはどのようなイベントなのか,Webページ( http://www.libraryfair.jp/about )の内容を参考にしながら,説明をします。どれぐらいの期間で,どの程度の来場があるのか,どういった人が来場するのかは触れておいた方が良いと思います。

2.出展検討の経緯について

出展検討に至った経緯について示します。例えば,第16回図書館総合展に訪れて魅力的だったというだけでも良いですし,どなたから出てみないかと誘われたのであれば,その点に触れておいても良いかもしれません。

なお,私の場合は,この節で,出展によるメリット,デメリットについても列挙するようにしました。本出展によるメリットでは,対外的な広報のきっかけとなる,司書課程の学生が訪問しやすい仕組みを作れる,デメリットとしては,出展料がかかること,担当教員の負担が増え,休講や会議の欠席が生じる恐れがあることを明記しました。

3.出展目的

出展の目的です。司書課程の活動紹介,図書館サポーターの活動紹介,大学広報などを列挙して,何を意図しているのかを書いています。

4.支出内容について

ブース出展費用(税込み108,000円)を出して欲しいということを明記します。そして,大学のどの予算から支出して欲しいのかもこの段階で触れるようにしました。

5.【参考】出展内容詳細について

出展内容について詳細な企画案をこの節で明記しました。

6.スケジュールについて

予算支出を含めて,出展までどのようなスケジュールで進むのかを触れています。

7.その他留意事項について

トラブル防止のために,担当教員が出展に伴う利益供与を得ていないこと(リベートなどを受け取っていないこと),出展依頼書が必要であれば先方から発行してもらえることを触れました。

8. 図書館総合展昨年度の様子について

参考資料として,昨年度の図書館総合展の様子が分かる写真を3枚ほど添付しました。

参考資料の構成は以上です。

おわりに

組織によって,だいぶ手続き等が異なるので,上記のやり方で上手くいくかどうかは保証できませんが,少なくとも「ほうれんそう」と呼ばれる報告,連絡,相談の3ステップってこういう時に重要なのだなぁという社会人なら「常識」のことを,昨年度は強く感じていました。

あの場所にブースを出すのと,ただ訪れるだけとでは,かなりの差があります。今年度の申込は6月30日(火)ということですから,まだ時間はあります。色々な方へ相談してみるのはまだ間に合う時期だと思いますので,やってみよう!という方は参考にして頂ければ幸いです。

何か疑問点などがあれば,私から中の方へつなぐことも可能ですので,どしどしお問い合わせ下さい。

追伸:もし,1つの団体で10万は出せない…という時は共同出展も可能だそうです。昨年も共同出展の事例がありました。